شعبة الشؤون الإدارية
الشؤون الادارية
م.م عيسى حمد محمد
تعد شعبة الشؤون الإدارية إحدى الشعب الأساسية في الكلية، وهي الجهة المسؤولة عن تنظيم العمل الإداري وضمان سير الإجراءات الداخلية وفق التعليمات والأنظمة المعتمدة، إضافةً إلى التنسيق مع رئاسة الجامعة والدوائر ذات العلاقة
المهام والواجبات
1. إدارة المراسلات • استلام الكتب الرسمية وتسجيلها في سجلات الوارد والصادر. • عرض المراسلات على عمادة الكلية للتوجيه، وتوزيعها على الشعب والأقسام المعنية. • أرشفة الوثائق ورقيًا وإلكترونيًا.
2. شؤون الموظفين والتدريسيين • متابعة معاملات التعيين والترفيع والترقيات العلمية. • إنجاز معاملات الإجازات، الانتدابات، النقل، وإضافة الخدمات. • تحديث بيانات الكادر في نظام الموارد البشرية.
أهداف الشعبة
• تسريع إنجاز المعاملات الإدارية.
• تحسين جودة الخدمات المقدمة للكادر والطلبة.
• رفع مستوى الرقمنة والأرشفة الإلكترونية.
• ضمان الالتزام بالأنظمة والتعليمات الإدارية المعتمدة.
| وحدة الاضابير |
| وحدة الصادر والوارد |
| وحدة العلاوة و الترفيع |
| وحدة قاعدة البيانات |
| وحدة االتقاعد |
وحدة العلاوات والترفيعات
عبد الرحمن علي جاسم
• تنظيم معاملات العلاوات السنوية للتدريسيين والموظفين.
• متابعة معاملات الترفيع وإعداد مستلزماتها.
• تدقيق الأوليات الخاصة بالخدمة والراتب.
• رفع المعاملات إلى الجهات المختصة لإصدار الأوامر الجامعية.
• حفظ وأرشفة الأوليات والقرارات الصادرة
وحدة االاضابير
1. تنظيم وحفظ الأضابير الشخصية للمنتسبين (تدريسيين وموظفين) بشكل ورقي وإلكتروني.
2. إدامة وتحديث محتويات الأضابير بشكل دوري (أوامر جامعية، مباشرات، عطل، إجازات، عقود، شهادات، عقوبات، كتب شكر، ترقيات…).
3. إعداد جداول أو إحصائيات تخص الكادر استناداً إلى المعلومات الموجودة في الأضابير.
4. تزويد الأقسام والوحدات بالبيانات الرسمية المطلوبة من الأضابير عند الحاجة.
5. متابعة أوامر التعيين والنقل والانفكاك والمباشرة وحفظها ضمن الأضابير الخاصة بكل موظف.
6. ضمان سرية المعلومات والوثائق وعدم السماح بالاطلاع عليها إلا من المخولين.
7. تطبيق أنظمة الأرشفة الحديثة لتسهيل الوصول السريع للبيانات.
8. متابعة صحة الصدور للوثائق والشهادات الموجودة في الأضابير.
9. إعداد الأضابير التقاعدية أو الإحالة على المعاش عند انتهاء خدمة الموظف
وحدة الصادر والوارد
1. استلام البريد الوارد إلى الكلية من الجامعة أو الوزارات أو المؤسسات الأخرى وتسجيله في سجل الوارد.
2. توزيع الكتب الرسمية الواردة على الأقسام والشعب والوحدات ذات العلاقة بعد تهميش السيد العميد أو المعنيين.
3. متابعة إنجاز الكتب الواردة والتأكد من الإجابة عليها ضمن المدة المحددة.
4. إعداد الكتب الصادرة من الكلية وتسجيلها في سجل الصادر.
5. تسليم الكتب الصادرة إلى الجهة المعنية (رئاسة الجامعة، وزارة، مؤسسة حكومية، جهات أخرى).
6. تنظيم الأرشفة الورقية والإلكترونية للكتب الصادرة والواردة لحفظها والرجوع إليها عند الحاجة.
7. إعداد إحصائيات وتقارير دورية بعدد الكتب الصادرة والواردة.
8. المتابعة مع البريد الجامعي لإرسال واستلام الكتب الرسمية.
9. تطبيق السياقات الإدارية الرسمية المعتمدة في الجامعة لضمان الدقة والسرية
وحدة قاعدة البيانات
1. إعداد وتصميم قاعدة بيانات شاملة لمنتسبي الكلية (تدريسيين، موظفين، طلبة).
2. إدخال وتحديث البيانات بشكل مستمر لضمان دقتها وحداثتها.
3. تنظيم وأرشفة البيانات إلكترونياً بما يسهل عملية البحث والاسترجاع السريع.
4. إعداد تقارير وإحصائيات دورية عن (المنتسبين، الطلبة، الأقسام، الشعب، الوحدات) لتزويد رئاسة الجامعة والجهات ذات العلاقة بها.
5. متابعة سلامة البيانات وأمنها من خلال إجراءات النسخ الاحتياطي والحماية.
6. تنظيم الأرقام الجامعية للطلبة الجدد وتحديث بيانات التخرج.
7. تزويد الأقسام والوحدات بالمعلومات المطلوبة من قاعدة البيانات عند الطلب.
8. المساهمة في دعم اتخاذ القرار من خلال توفير بيانات دقيقة للإدارة العليا.
9. تطوير وتحديث أنظمة الأرشفة الإلكترونية بما يواكب متطلبات العمل.
10. التنسيق مع وحدة تكنولوجيا المعلومات في مجال الدعم الفني والصيانة للبرامج المستخدمة
وحدة التقاعد
1. إعداد معاملات الإحالة على التقاعد للمنتسبين (تدريسيين وموظفين) عند بلوغ السن القانونية أو بناءً على طلب.
2. تنظيم الأضابير التقاعدية وحفظ جميع المستندات والوثائق الرسمية الخاصة بخدمة الموظف.
3. متابعة صحة صدور الأوامر الجامعية والوزارية الخاصة بالخدمة، النقل، الترفيع، العلاوات، الإجازات وغيرها.
4. احتساب الخدمة الفعلية والمضافة للمنتسب وفق القوانين والأنظمة النافذة.
5. إعداد كتب المخاطبات الرسمية مع دائرة التقاعد الوطنية والدوائر ذات العلاقة.
6. تزويد المتقاعد أو ورثته بالمستمسكات والوثائق المطلوبة لإكمال معاملاتهم.
7. متابعة معاملات مكافأة نهاية الخدمة وصرف الحقوق التقاعدية.
8. إدامة الأرشيف الورقي والإلكتروني لمعاملات التقاعد للرجوع إليها عند الحاجة.
9. تقديم الاستشارات للمنتسبين حول حقوقهم التقاعدية والإجراءات المطلوبة
